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Revista Pan Caliente

La formalización de los negocios es el paso para el crecimiento.

La formalización de los negocios es el paso para el crecimiento.
Julio 05, 2020
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"De acuerdo con Guillermo Gómez París, presidente de Acodrés, una de las grandes falencias que tienen los establecimientos gastronómicos como las panaderías y pastelerías es que no están debidamente legalizadas o formalizadas, lo que repercute directamente en su crecimiento y en la obtención de beneficios sobre la gestión de su negocio. "


Por: Comunicación Digital Levapan.


“Es muy difícil tener un negocio sólido y con buena perspectiva de crecimiento y/o duración si no se cumplen todas las normas. Las autoridades cada vez más incrementan sus controles y los consumidores son más exigentes. Los beneficios de la legalización tienen que ver con evitar todos los riesgos jurídicos y patrimoniales derivados de la desorganización interna de la empresa que puede llevarla fácilmente a su final. Una empresa que cumple con todas las normas, y mantiene al día su contabilidad, sus impuestos, registros, matrículas y certificados tiene menos posibilidad de tener dificultades con las autoridades y ser sujeto de multas y sanciones”, asegura María Paz Mejía Londoño, Del Hierro Abogados.


Sin embargo, continúa diciendo, muchos no lo hacen porque la legalización implica cargas que el empresario debe cumplir. Conlleva trámites, mantener la información y contabilidad organizada, en algunos casos pagar asesores contables y abogados. Implica hacer pagos de registros que en algunos casos cuestan dinero. A pesar de lo que pueden costar estos trámites y asesores, muchos empresarios no dimensionan que no cumplir con todas las obligaciones legales, puede generarles mayores problemas.


¿Cuándo es importante dar el paso hacia la legalización?


De acuerdo con María Paula, no hay una fórmula única para saber en qué momento hay que formalizar el negocio. Se pueden ir dando pasos, uno a uno, y no es necesario hacer todo desde el primer momento. Por ejemplo, no es necesario registrar la marca desde el primer día que se abre el negocio, pero sí es importante tener las cuentas claras, llevar la contabilidad y pagar los impuestos de manera cumplida desde el primer momento.


Constituir una sociedad para explorar el negocio es una opción, pero mientras el negocio sea pequeño, no se estén arriesgando gran cantidad de recursos y no se lleguen a los montos exigidos para facturar y cobrar IVA, puede ser conveniente explotar el negocio como una persona natural comerciante. Si son varios socios y tienen perspectiva de crecer, si están invirtiendo más y más recursos y si ya están obligados a facturar, puede ser el momento para constituir una sociedad a través de la cual explotar el negocio.


¿Qué deben tener en cuenta para poder hacerlo?


Ya sea como persona natural o como persona jurídica (sociedad) se deben cumplir algunos requisitos dentro de los que se encuentran:


- Llevar la contabilidad del negocio de acuerdo con las normas legales.

- Registrar en la cámara de comercio el establecimiento de comercio, la calidad de comerciante de la persona natural o la constitución de la sociedad si se decide explotar el negocio a través de una sociedad. Esta matrícula se debe renovar anualmente.

- Tener el RUT actualizado y el registro ante la autoridad distrital o municipal de impuestos.

- Presentar todas las declaraciones de impuestos y pagar puntualmente (tanto los nacionales como los distritales/municipales).

- Cumplir todas las normas laborales y de seguridad social para sus empleados.

- Si tiene una sociedad: debe llevar sus libros de actas, libro de registro de accionistas y tener claridad de sus derechos y obligaciones como accionista de la sociedad.


- Debe obtener las autorizaciones para facturar y facturar como la ley lo exige.

- Debe tener claras sus relaciones con sus proveedores y con sus clientes importantes. Lo ideal es tener contratos escritos pero muy claros y concretos.

- Registrar su marca para que sea protegida.

- Si tiene un establecimiento de comercio abierto al público:


• Cumplir con las normas sobre propinas como entregar el 100% de éstas a los empleados de la cadena de servicio, preguntar al cliente si quiere incluir la propina en su cuenta y sugerir máximo el 10% de la propina.

• Hacer el registro con la estación de policía más cercana.

• Tener el certificado de bomberos.

• Si pone música, debe tener el paz y salvo de Sayco y Acinpro.


¿Qué mecanismos existen para legalizar un negocio?


Según los abogados Miguel Andrés Huertas y Diego Gómez, propietarios de Nova Asesores, una de las preguntas que más se realizan los emprendedores es si deben constituir una sociedad para operar o cómo pueden legalizar su negocio. La respuesta para ellos, es que es mejor constituir una sociedad, aunque existe otro mecanismo con el cual se puede empezar a legalizar un negocio y es registrarse como persona natural comerciante. Sin embargo, cada uno de estos dos mecanismos cuenta con sus pros y contras. Veamos las diferencias:


Al constituir una sociedad se crea una nueva personalidad jurídica que les permitirá que sus negocios y su patrimonio propio estén separados, y así no vean sus bienes propios en riesgo de ser reclamados por terceros. En un todo negocio existen riesgos como el incumplimiento de normas y contratos, pero en el sector como el gastronómico, se corre el peligro de provocar una intoxicación a los consumidores o incluso, verse sancionados por las autoridades sanitarias. En estos casos, el afectado o la autoridad competente podrían imponer multas o solicitar la reparación de los daños sufridos que deberán ser asumidos por el responsable.


Si no hay una sociedad constituida de por medio, podrían encontrar en sus cuentas de ahorro, televisores, vehículos, o cualquier otro bien propio, la manera de saldar esas deudas, pero, en caso de existir una sociedad que sea quien celebre los contratos y actúe en desarrollo del negocio, la responsabilidad por cualquier daño o sanción estará a cargo de esta y los accionistas no responderán sino hasta por el monto de sus aportes.


Para la constitución de una sociedad se requiere cumplir con unos requisitos establecidos en la ley, entre los cuales deben estar los estatutos, el acta de constitución y el pago de las tasas de registro en la Cámara de Comercio, así como el cumplimiento de obligaciones anuales como lo serán renovar el registro mercantil, celebrar asambleas ordinarias y llevar los libros de comercio al día.


Aunque el registro como persona natural comerciante no implique el mismo pago de impuestos que una persona jurídica, de igual manera están obligados al pago de tasas, la renovación del registro mercantil y llevar los libros de comercio al día.


Por eso, determinar cuál de las dos opciones es la mejor no suele ser fácil. Hay diversos aspectos que se deben tener en cuenta según Miguel Andrés Huertas y Diego Gómez. “Desde el punto de vista tributario, una persona natural comerciante suele contar con tasas de contribución más bajas que las impuestas a las sociedades, claro está, mientras no se estén ingresando sumas altas de dinero. Si su negocio está rozando o ha superado los tres millones de pesos en ingresos, es recomendable considerar la constitución de una sociedad. También es usual que, para la celebración de contratos se exija o prefiera que haya una sociedad de por medio. Igualmente, es oportuno mencionar que, si cuenta o planea tener empleados, existen ventajas para las sociedades, como lo son las deducciones, las herramientas de financiación, apoyo y asesoría”, agregan los abogados.


Por otro lado, culminan diciendo, es importante que los negocios gastronómicos como las panaderías y pastelerías cuenten con los registros sanitarios exigidos por el INVIMA, las medidas sanitarias del Ministerio de Salud y las de Secretarías de Salud y Ambiente, y con un registro marcario que les proteja de terceros que busquen usar su marca para obtener ilegítimamente un beneficio.


“Finalmente, les recordamos la necesidad de contar con un programa integral de gestión de datos personales. En los últimos años, la Superintendencia de Industria y Comercio ha velado por el estricto cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, cuyo incumplimiento puede traer sanciones de hasta dos mil salarios mínimos legales mensuales”, aseguran Miguel y Diego.


 



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